La gestione del tempo di un’azienda di serramenti o di una rivendita di porte e finestre, non è affatto una cosa semplice.
Centinaia di telefonate o e-mail da fare, l’ennesima riunione a cui partecipare, decine e decine di clienti da gestire, una montagna di preventivi da sviluppare, gli ordini ai fornitori da inviare, i cantieri da coordinare e le fatture da preparare…
E quell’appuntamento tanto urgente da inserire in un’agenda già fitta di impegni, proprio questa settimana?
Insomma: il tempo di un’impresa che produce o vende serramenti sembra non bastare mai!
Non lo dico solo in qualità di consulente di marketing, ma anche perché per tanti anni ho lavorato in diverse aziende del settore.
Ti dirò di più: diversi imprenditori, serramentisti o titolari di showroom di porte e finestre, mi hanno confidato che, nonostante lavorino 12 ore al giorno, non hanno mai abbastanza tempo per portare a termine tutte le loro attività.
Purtroppo per quanto ci sforziamo, anche se mettessimo indietro di un’ora l’orologio o adottassimo il calendario Giuliano, una giornata è sempre composta di 24 ore per 7 giorni la settimana.
La soluzione quindi non è certo quella di riconcorrere il tempo che passa, semmai cercare di non sprecarlo e ottimizzarlo il più possibile.
Ecco, oggi, desidero affrontare questo delicato argomento e voglio fornirti delle soluzioni pratiche e concrete di time management.
Cos’è il time management (o gestione del tempo)?
Il time management è un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività e, quindi, per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività di un’impresa.
Ogni azienda, al suo interno, dovrebbe implementare un metodo di gestione del tempo, ovvero l’insieme di processi, strumenti e tecniche utilizzate per l’ottimizzazione delle attività e dei flussi di lavoro.
La materia ovviamente è molto vasta, ma il mio intento oggi è quello di fornire alcuni spunti di riflessione e consigli pratici su come gestire meglio il tempo di un’azienda di serramenti, senza tanti giri di parole.
Per il resto ci sono libri, corsi di time management o consulenze che puoi chiedere ad esperti della materia.
Iniziamo col dire che esistono due leggi fondamentali di time management: la legge di Parkinson e quella di Pareto.
Senza conoscere queste due leggi, bè che te lo dico a fare: le tue giornate resteranno sempre più difficili da gestire e la tua frustrazione lavorativa aumenterà a dismisura.
Leggile e “vedrai quanto è profonda la tana del Bianconiglio”, giusto per citare una delle frasi cult che Morpheus rivolge a Neo, nel mio film di fantascienza preferito: “The Matrix” dei fratelli Wachowsky.
La legge di Parkinson
“Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile”
Sai chi ha pronunciato questa frase?
Un istrionico professore britannico, tale Cyril Northcote Parkinson, che nel suo famoso libro “La legge di Parkinson”, diventato un best seller, insegna come gestire il tempo in modo più efficace.
La Legge di Parkinson postula che una organizzazione cresce indipendentemente dalla quantità di lavoro da svolgere.
Semplificando: “più tempo si avrà a disposizione, più se ne sprecherà”.
Analogamente quando il tempo scarseggia: chi lavora lo fa con maggiore efficacia, motivato dal rischio di non riuscire a completare un compito a scadenza ravvicinata, con la prospettiva di possibili conseguenze negative.
Cosa ci vuole insegnare Parkinson?
Semplice: quando lavoriamo tendiamo a sfruttare fino all’ultimo dei minuti del tempo a nostra disposizione.
Non è certo una questione di lentezza, pigrizia o distrazione.
Piuttosto è un modello organizzativo con il quale la nostra mente tende a misurare le azioni rispetto alle cose da fare, attribuendo alle stesse esattamente il tempo che abbiamo stimato per portare a termine un lavoro.
Parkinson sosteneva inoltre che “più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”.
Insomma: sembra che diamo maggiore importanza ad un impegno preso non tanto in base al lavoro in sé, quanto alla quantità di tempo che impiegheremo per realizzarlo.
E se ci pensi bene, è proprio così!
Quante volte, ad esempio, hai svolto un appuntamento con un cliente stimandolo in circa 2 ore, ma facendo alla fine qualche chiacchiera in più o prendendotela comoda?
In questo modo hai impiegato il doppio del tempo calcolato.
La legge di Pareto
Alla legge di Parkinson, se ne aggiunge un’altra: quella di Pareto.
Mai sentita nominare?
L’eclettico economista Vilfredo Pareto formulò il principio secondo il quale, all’interno di molti sistemi complessi dotati di una struttura di “causa-effetto”: il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti.
E questo vale per molte delle organizzazioni aziendali, comprese quelle che si occupano della produzione o della vendita di serramenti.
La legge 80/20 può essere applicata anche per aumentare la produttività: si è ipotizzato che l’80% della produttività si ottiene realizzando il 20% dei compiti.
Se la gestione del tempo ha come primario obiettivo la produttività, allora il 20% dei compiti fondamentali da svolgere dovrebbero avere la priorità assoluta sugli altri.
Il mio suggerimento pertanto è quello di individuare subito e assegnare la priorità più alta al 20% dei compiti (o delle azioni) che portano ai risultati migliori, per poi eliminare progressivamente (o ridurre al minimo) il restante 80%.
Cerchiamo di capire meglio questo concetto.
Spesso ci sono compiti che potrebbero risultare superflui in un’attività, altri lavori, al contrario, sono assolutamente necessari.
Scegli quindi le attività che ritieni essere fondamentali e che possono fare la differenza per la tua impresa e rimanda quelle “superflue” o che non sono urgenti.
Parlare con l’ennesimo agente che cerca di proporti un’altra azienda per la fornitura di accessori o per la commercializzazione delle finestre in PVC, è davvero necessario?
Ma come puoi sfruttare la legge di Pareto o quella di Parkinson a tuo vantaggio?
7 modi per migliorare la gestione del tempo di un’azienda di serramenti
1) Prepara una to-do list
Prima di utilizzare qualcosa di più complesso, come un CRM per organizzare le procedure di gestione della tua attività, parti da qualcosa di più semplice.
Fai una lista settimanale delle “cose da fare” per avere una traccia delle tue attività giornaliere.
Con una precisa “to do list” saprai esattamente cosa fare ogni giorno, senza svolgere altre attività frutto dell’improvvisazione del momento.
Certo puoi anche prevedere un paio di ore al giorno da dedicare ad “urgenze” o agli eventuali “imprevisti”, ma alla fine della settimana avrai raggiunto i tuoi obiettivi.
Ogni 7 giorni controlla se effettivamente hai rispettato le tempistiche preventivate.
Avresti voluto avere più tempo a disposizione o ti sarebbero bastate meno ore per svolgere tutte le attività programmate?
In questo modo la tua agenda, di settimana in settimana, diventerà sempre più efficiente.
2) Nessuna distrazione mentre lavori
Stai parlando con un cliente? Devi emettere le fatture di fine mese?
Oppure: devi controllare le conferme dei fornitori prima di approvarle?
Non importa quello che fai, combatti qualsiasi cosa possa rallentarti.
Come mantenere la concentrazione o la giusta dose di efficienza nel lavoro?
Chiudi ogni app dello smartphone, non rispondere alle e-mail o ai messaggi, metti la segreteria al telefono, stacca la macchinetta del caffè, ecc.
Cerca di eliminare, preventivamente, qualsiasi distrazione.
Se passi il tempo sui social network o a contare quanti “mi piace” ti hanno messo sull’ultimo post della tua pagina Facebook, finirai solo per sprecare tempo prezioso.
Con questo non voglio dire che non devi mai fare una pausa sul lavoro o che non puoi prendere un caffè a metà giornata per ricaricarti.
Dico solo che, anche la “pausa” va programmata e utilizzata come una sorta di “premio” per aver raggiunto un risultato.
Hai finito la progettazione per l’efficientamento energetico del vano serramento di un cantiere?
Hai terminato quel preventivo così complesso, tanto da richiedere un’intera ora del tuo tempo?
Allora meriti anche più di un caffè! 😀
3) Prima è meglio che dopo!
E se anticipassi di un giorno la consegna di quella fornitura che consideravi tanto impegnativa?
Sai che puoi farcela se dai il massimo, evitando così anche il rischio di posticipare all’ultimo momento il lavoro o di ritardare la consegna.
Certo, prendere una decisione così non è facile, perché ti spinge fuori dalla zona di comfort.
Ma se applicherai la Legge di Parkinson, oltre a lavorare con la massima efficienza, avrai guadagnato magari un giorno o diverse ore di tempo.
Questo vuol dire migliorare concretamente la gestione del tempo di un’azienda di serramenti.
4) Valuta priorità e urgenze
Sembra facile, ma non lo è affatto.
Ci sono lavori che possono essere rimandati, altri che invece devono essere svolti il prima possibile.
Pareto però insegna: quali sono i compiti che rientrano in quel famoso 20% del tuo tempo che portano all’80% dei risultati?
Sono queste le tue priorità: quelle che non puoi procrastinare o che devi portare assolutamente a termine.
Il resto? Può essere rimandato, perché nel suo complesso, non avrà un particolare impatto sull’attività.
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante” Dwight D. Eisenhower
Il 34° Presidente degli Stati Uniti Eisenhower valutava le urgenze, grazie ad un metodo in cui le classificava secondo quattro criteri:
- importante e urgente: attività da eseguire al più presto e di persona;
- importante e non urgente: attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente;
- non importante e urgente: attività da delegare se possibile;
- non importante e non urgente: attività da eliminare.
Usa questa matrice, che potrai dividere in 4 quadranti, per distribuire le urgenze e gestirle a seconda del grado di priorità assegnato.
5) Impara a dire di no!
Non accettare lavori che, sai già, di non poter gestire nei tempi richiesti.
Caricarti inutilmente di altri impegni, sommandoli ad altri gravosi che hai già acquisito, non ti farà gestire meglio il tempo che hai a disposizione.
Anzi: è probabile che finirai per sprecarlo, correndo il serio rischio di inciampare o di non riuscire a gestire bene né il nuovo lavoro, né quelli già acquisiti precedentemente.
Occhio: il tempo è una risorsa importante!
Usalo bene, ne vale della tua professionalità e della credibilità dell’impresa.
6) Implementa delle procedure aziendali
Se sei il CEO della tua azienda?
Cosa succederebbe se mancassi un giorno o una settimana dal lavoro?
L’attività andrebbe avanti, anche senza di te, perché dotata di apposite procedure (dove tutti sanno esattamente cosa fare) o sarebbe il caos più totale?
Il miglioramento della gestione del tempo in un’azienda di serramenti, passa perciò, attraverso l’implementazione e lo sviluppo di apposite procedure organizzative.
“Il tempo è denaro!” Se non lo sprecherai, otterrai dei benefici anche in termini economici.
7) Delega, lavora meno, produci di più!
Chi lo dice che se lavori di meno, non puoi ottenere più risultati?
Sei il titolare della tua impresa? Di cosa ti occupi esattamente?
Non mi dire che prepari preventivi o rispondi ad e-mail che potrebbero essere gestiti da altre persone.
Il tuo tempo lo devi dedicare alle cose importanti o quelle che possono fare la differenza.
Il resto? Lo devi delegare.
Se lavorerai meglio, ottimizzando le ore di lavoro, non solo aumenterai le tue entrare, ma avrai più tempo da dedicare alla famiglia e al tempo libero.
Lavorare 12 ore al giorno, soprattutto alla luce della legge di Parkinson, non ti renderà automaticamente più produttivo. Anzi…
La gestione del tempo in un’azienda di serramenti non è per nulla semplice!
Ma se ti organizzerai nella maniera corretta, mettendo in pratica i consigli e le procedure sopra elencate, sarai non solo meno stressato, ma anche meno distratto, più soddisfatto e pronto a raggiungere i risultati programmati.
