Oggi non parlerò né di strategie di marketing, né dei metodi di vendita per ottenere migliori risultati.
In questo post voglio focalizzarmi su un problema che riguarda, chi più e chi meno, molte imprese del settore serramenti: l’organizzazione aziendale.
Perché oggi questo aspetto può fare la differenza nella competizione tra le imprese?
Per un motivo semplice: dall’era del “pesce più grande che mangia quello più piccolo”, siamo passati all’era “dell’impresa più veloce che supera quella più lenta”.
Con questa semplice metafora voglio solo dire che qualunque impresa per crescere e svilupparsi ha bisogno non solo di clienti migliori e di aumentare i margini, ma di avere anche una struttura gestionale snella ed efficiente per essere sempre più competitiva.
Questa situazione non è dovuta solo all’evoluzione digitale e ad un processo di acquisto che tende ad essere sempre più rapido e funzionale.
E’ dovuta anche al cambiamento delle esigenze dei consumatori, che si orientano sempre di più verso quelle aziende e quei brand che risultano affidabili sotto ogni aspetto.
Organizzazione aziendale: quando il problema non è il marketing.
Spesso tra il successo che merita l’attività e il cammino che conduce alla meta, si possono incontrare degli ostacoli.
A cosa mi riferisco?
Alla carenza o alla mancanza di chiare e definite procedure aziendali capaci di supportare il sistema che governa l’impresa.
Come l’Idra di Lerna, mitologico mostro a nove teste, quando ne tagli una, ecco che ne spuntano altre due!
Pensa, ad esempio, a tutte le volte che qualcuno in azienda, ha pronunciato frasi del tipo:
“Com’è possibile che qui se non gestisco io questo problema, nessuno se ne interessa?”
“Se non ci fossi io, anche se cadesse il mondo, nessuno muoverebbe un dito!”
Peccato che questo modo di “gestire” le cose non fa altro che caricare di stress, riempire l’ambiente di lavoro di continue tensioni e non risolvere i problemi in maniera tempestiva.
La mancanza di procedure organizzative genera inevitabilmente inefficienze e disservizi.
La sindrome del “ma perché devo fare tutto io in questa azienda?”, spesso è collegata all’errata convinzione del “come lo faccio io, non lo fa nessuno!”
C’è da programmare il montaggio dei serramenti di un cliente importante? Va bene, lo chiamo io.
C’è da contattare un nuovo fornitore? Ok, ci penso io.
C’è da capire questa nuova legge sullo sconto in fattura? Va bene, mi informo io.
Se qualcuno si è indentificato in una o più situazioni o pensa che sia il solo ad avere questi problemi in azienda, ti assicuro: non è così!
In qualità di consulente di marketing, ti dico che la maggioranza delle piccole e medie imprese vive, ogni giorno, lo stesso “film”, che spesso viene proiettato in ogni reparto: dagli acquisti alle vendite, dall’amministrazione alla produzione, dal marketing all’ufficio spedizioni.
Come è possibile sconfiggere questo “mostro”, evitando di tagliare la testa sbagliata e ritrovarsene con altre due?
Il responsabile dell’organizzazione aziendale.
Premesso che un’azienda è composta da più persone e che nessuno da solo può farcela, se ci sono dipendenti o collaboratori che non seguono le direttive o che non lavorano come dovrebbero, la responsabilità è sempre di chi la dirige o della persona nominata per gestire le risorse umane.
Con questo non voglio dire che non ci possono essere dipendenti o collaboratori che, in alcuni casi, possono essere distratti o troppo presi da altri compiti o che non commettano mai degli errori.
Dico solo che, alzare la voce o gridare per ottenere attenzione o arrabbiarsi pensando di sensibilizzare il collaboratore a lavorare meglio, non è mai la scelta più saggia.
Un dipendente per quanto possa essere una risorsa importante, non sarà mai il tuo alter ego.
Vuoi per un fatto caratteriale, vuoi per forma mentis o per l’esperienza acquisita, non potrà mai pensare o agire come te in ogni situazione che affronta.
A questo devi aggiungere che le competenze possono essere diverse dalle tue. Non è un imprenditore o un manager o un consulente d’azienda che ha una visione generale del business e magari anche un’esperienza a 360°.
Non tutti siamo bravi allo stesso modo e non tutti siamo portati a fare le stesse cose, ottenendo i medesimi risultati.
Se un collaboratore non riesce a raggiungere nemmeno gli obiettivi minimi in una certa mansione, è inutile insistere.
E’ molto probabile che possa essere la persona sbagliata nel posto sbagliato.
Certo prima di fare queste valutazioni occorre rispondere con obiettività alle seguenti domande:
- Il dipendente è stato formato a dovere e messo nelle migliori condizioni per svolgere il suo lavoro?
- Sono stati condivisi con lui gli obiettivi e le procedure a cui si deve attenere per raggiungerli?
- Sono stati forniti al collaboratore tutti gli strumenti necessari per poter operare al meglio?
Solo dopo aver fatto queste attente analisi, si potranno intraprendere le opportune azioni correttive.
Non è detto infatti che cambiando una risorsa, si ottengano migliori risultati.
Pensa agli agenti di vendita o ai responsabili commerciali.
Quante volte cambiarli è stato davvero producente?
Con questo non voglio dire che non bisogna mai sostituire un collaboratore o un dipendente.
Dico solo che, prima di farlo, occorre valutare bene la situazione per evitare di peggiorarla.
Organizzazione aziendale: da dove partire?
1) Le riunioni aziendali: ma servono davvero?
Spesso si pensa che riunirsi tutti in una stanza e parlare per ore, sia solo una inutile perdita di tempo!
Ed invece penso che, laddove fatte con criterio, possano generare risultati positivi.
Analizzare infatti i problemi che impediscono ad un reparto di esprimere le proprie potenzialità, confrontarsi su quello che blocca un dipendente o valutare quello che preoccupa un collaboratore, rappresentano le basi per trovare delle soluzioni funzionali.
Prendere, al contrario, decisioni sull’onda emotiva di un accadimento aziendale o di un fatto che si reputa negativo, senza che prima ci sia stato un chiaro confronto e in cui tutti gli interessati abbiano espresso la propria opinione, potrebbe essere un errore.
Hai programmato nella tua azienda delle riunioni periodiche?
Non sto parlando di quelle che si fanno ogni tanto, quando una certa situazione ormai è diventata cronica.
Mi riferisco a un calendario di appuntamenti che fissi dei momenti in cui riunirsi, durante i mesi dell’anno, con tanto di ordine del giorno sugli argomenti da discutere e con un verbale per annotare ciò che si è deciso.
Non è necessario che le riunioni durino un’intera giornata o vengano indette ogni settimana.
Programmarle con una certa frequenza però, responsabilizza i collaboratori e i dipendenti, che dovranno poi relazionare sull’andamento dei loro progetti e il raggiungimento dei loro obiettivi.
2) Impara a delegare
Tutti gli imprenditori hanno bisogno di collaboratori fidati, se vogliono raggiungere i loro obiettivi.
Non devi aver paura di circondarti di persone in grado di aiutarti a sviluppare il tuo business.
Delegare è un verbo molto difficile da mettere in pratica.
Ma cosa significa realmente “delegare”?
Vuol dire “semplicemente” che dovresti lasciare ad altri le attività che non rientrano nelle tue specializzazioni.
Certo è più facile a dirsi, che a farsi…
Arrivati, però, ad un certo punto dell’attività potresti trovarti con dei progetti da gestire troppo complessi o poco convenienti, ma che comunque, devi portare a termine.
Farsi aiutare da un collaboratore capace o da un consulente specializzato nella risoluzione di un certo problema, potrebbe avvantaggiarti in termini di costi e di tempi.
Cosa delegare?
Innanzitutto tutte quelle attività “ordinarie” che chiunque potrebbe fare in azienda e per le quali il valore aggiunto è minimo o quasi pari allo zero.
Per capirci: inviare un’e-mail ad un nuovo contatto, fare un preventivo o rispondere al telefono, sono attività delegabili.
Esiste in azienda qualcuno che possa sostituirti in queste attività quotidiane?
Se non è così, trova dei validi collaboratori.
In questo modo potrai avere il tempo per dedicarti alle cose che sai fare meglio e in cui fai davvero la differenza.
E se fossero proprio queste a farti preferire dai tuoi clienti?
“Potenzia ciò che sai fare, delega quello che ti sembra superfluo o che può essere gestito da un’altra persona”.
Nel farlo, ovviamente, stabilisci delle procedure o delle modalità per gestire le attività efficacemente e dei tempi appropriati per portarle a termine.
Una giornata lavorativa è fatta di sole 8 – 10 ore e per gli stacanovisti al massimo di 12.
Stai pensando di aumentare il numero di ore lavorative?
Sei proprio sicuro che sia la scelta più saggia?
Delegare è l’unico modo per guadagnare più tempo e per dedicarsi alle cose che faranno davvero la differenza nella tua azienda.
3) Il piano organizzativo aziendale
Fino a quando ti limiterai a pensare a come dovrebbero essere fatte le cose in azienda, queste resteranno solo nella tua testa.
Il dipendente continuerà a fare le cose come ha sempre fatto e il collaboratore ritornerà alle sue vecchie abitudini, dando la sensazione di non seguire le tue direttive.
Ecco perché sei diventato il capo del “pronto soccorso” della tua attività.
Ogni volta che c’è un problema, da chi vanno?
Tu chiedi soluzioni, i tuoi collaboratori pensano che devi essere tu a risolverli.
D’altronde l’azienda è tua e sei tu il primo ad entrare e l’ultimo a uscire, giusto?
In un mondo ideale la tua impresa dovrebbe andare avanti anche senza di te.
Tu sei fuori per lavoro o in vacanza?
L’azienda va avanti: promuove, vende, produce, consegna, fattura ed incassa, anche senza la tua presenza!
Un sogno ad occhi aperti?
Solo dotandoti di un preciso piano organizzativo potrai trasformarlo in realtà.
Per fare questo però le persone che lavorano con te devono sapere: cosa fare, come e quando farlo.
Certo se “pretendi” che, all’inizio, siano in grado di farlo bene quanto te, ti do un suggerimento: in questa fase non cercare la perfezione.
Un 6 non è un 8, ma è meglio di un’insufficienza. Avrai tempo e modo di ottimizzare il tuo sistema.
Devi ideare una pianificazione organizzata delle varie attività, in relazione alle specifiche esigenze aziendali.
Solo dopo, potrai scrivere le singole procedure di gestione.
Non imitare altre organizzazioni: quello che funziona per altre realtà, potrebbe non essere adatto alla tua.
Se non sai come fare, potresti farti aiutare da qualche professionista o da un consulente esperto, anche per singole fasi della pianificazione aziendale.
La falla si trova nel metodo di vendita o nell’ufficio acquisti? E’ la logistica che ti preoccupa?
Esistono sempre soluzioni, che potresti non avere ancora scoperto o valutato.
Il nostro settore sta cambiando alla velocità della luce, te ne sarai accorto, vero?
Nuove leggi e normative a cui adeguarsi, nuovi strumenti digitali e di web marketing con cui confrontarsi, posa certificata per i posatori, bonus fiscali, sconto in fattura, ecc.
Sta a te decidere se dovranno trasformarsi in un limite o in un’opportunità per tua attività.
Per avere il tempo necessario e valutare tutto, devi dotarti di un sistema organizzativo fatto di metodi gestionali, procedure e controlli.
So che tutto questo richiede tempo, per cui potresti buttare giù su un foglio bianco tutto quello che hai nella tua testa.
Scriverlo è l’unico modo per averlo sempre sotto gli occhi.
Chiama poi i tuoi collaboratori, indici una riunione e inizia a confrontarti con loro.
Potresti stupirti anche in positivo.
Magari riuscirai a ridurre il tuo monte ore, smettendola di lavorare 70 ore alla settimana.
Con il tempo guadagnato potrai ottimizzare il tuo lavoro e quello degli altri.
Sai questo cosa vuol dire?
Significa che, arrivato ad un certo livello, se vuoi far crescere davvero il tuo business potrai farlo solo delegando ad altri.
Fidati, è l’unica strada…
Aristotele diceva che “lo scopo del lavoro è quello di guadagnarsi del tempo libero”
Chi non trova mai tempo per le cose importanti, significa che non lo sta utilizzando bene.
L’azienda è una somma di elementi da coordinare.
La differenza tra un’impresa che cresce e un’altra che resta ferma sta proprio nel tempo che si dedica all’implementazione di nuove strategie di pianificazione aziendale, alla ricerca dei migliori processi organizzativi per restare al passo con i tempi e all’uso di strumenti digitali che possono apportare nuovo valore.
Così come l’azienda ha il suo metodo di vendita, devi creare il tuo metodo organizzativo per renderla davvero profittevole.
Solo così potrai ottimizzare i processi e ottenere i risultati che meriti.
